プロジェクトマネジメント支援「プロジェクトマネジメントパートナー」
サービス概要
毎週、ご契約いただいた曜日、時間帯で弊社代表コンサルタントが貴社へ訪問（またはオンラインで面談）し、プロジェクトマネジメントに関するコンサルティングを行います。 訪問中のコミュニケーション、および資料やITツールの確認などを通じてプロジェクトマネジメントの「補助頭脳」となりプロジェクトの的確な状況把握と意思決定をサポートし、「貴社プロジェクトの成功」に向けて伴走します。
「プロジェクト」を取り巻く背景
現在のビジネスシーンではAIなどの技術革新、SDGsといった社会的要請への対応などに伴い、変化のスピードが更に加速しています。 変化に適応しさらにそれをうまく利用するには、「プロジェクト」を立ち上げ成功させる、ということが不可欠です。
周りを見渡せば、業務改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）、新規事業立ち上げ、などのプロジェクトで溢れています。 そして、オーナー/スポンサーやマネジャー、リーダーとして、プロジェクトの中心となり奮戦している方も多くいらっしゃるでしょう。 そんなあなたのプロジェクトでは、以下のような症状は現れていませんか？
- プロジェクトの目的や目標、計画、方針などがまとまらず、浸透もしないので関係者の足並みが揃わない
- 計画や仕様に変更が発生し、立てていた計画が形骸化する
- 進捗が遅れているように感じるが詳しい状況がわからず、重要な節目の直前になり「実は、、、」と深刻なカミングアウトを受ける
- 各種会議に時間をかけるが結局意思決定できない、誤解や伝達漏れが多発する、拘束時間ばかり増える
- メンバーが疲弊しており、モチベーションも低い、優秀なメンバーが突然退職する
- 顧客からの適切な協力が得られない、最後になって上役が決定事項をひっくり返す
- 協力会社探しに苦労し、かつ選んだ相手が期待の通りに動いてくれない
- リスクを先読みできず、対応が後手に回る
- メンバーは課題があるのにそれを隠そうとする、課題が発見されても解決せず、積み上がっていく
- 成果物の品質が悪く、手戻りが多い
これらはいずれも、プロジェクトに現れる典型的な症状です。 その症状が進行した先には、「プロジェクトの失敗」という未来が待っています。
一般には、プロジェクトの成功率は30～50%と言われています。 つまり、無策のままプロジェクトに立ち向かえば、その半数以上は期待通りの成果が得られない、という結末を迎えます。
サービス「プロジェクトマネジメントパートナー」により得られる成果
「プロジェクトマネジメントパートナー」は上記のような症状の撲滅を目指します。 すなわち、すべての症状を裏返し、以下のような状態を達成、維持します。
- プロジェクトの目的や目標、計画、方針などがわかりやすく明文化され、関係者はその内容を正しく把握している
- 計画や仕様に対する変更への備えは組み込まれており、変更内容は速やかに計画へと反映されている
- 基本的にオンスケジュールを維持、遅れが発生してもすぐに検知しリカバリできる
- プロジェクトに必要な会議が計画的に実施され、タイムリーに意思決定され、しかるべき関係者へと効率よく情報伝達されている
- メンバーはきちんと定時退社できておりモチベーションも高く、社内でもプロジェクトへの参画志願者が増える
- 顧客からは厚く信頼され、こちらからの協力要請には進んで対応してくれる。顧客内も適切に情報がエスカレーションされている
- プロジェクトの特性にあった協力会社をパートナーとして招くことができ、期待通りの貢献をしてくれる
- プロジェクトリスクは前もって特定され、重要なものには先回りして対処できており、そうでないものについても事後対応策は考えてある
- 何らかイレギュラーが起きたら速やかにプロジェクト内で共有され、計画に影響する前に解決されている
- 成果物の品質は良く、不備が発生しても速やかに対処され、計画に影響するような手戻りは発生しない
そうしてクライアント様本来の強さを引き出し、プロジェクト成功、という成果を達成します。
サービスにおける具体的な実施事項
この目標達成のために、具体的には以下2点を基本的な実施事項とします。 （下記はあくまで基本であり、それ以外にも例えば「プロマネ人材の育成」「プロジェクトメンバーからのよろず相談対応」など、必要に応じ柔軟に対応します）
実施事項1 状況の可視化と課題の明確化
（準備 時間の許す限り実施）「本プロジェクトにおけるプロジェクトマネジメントの理想形」を定義するべく、プロジェクトマネジャー様などキーパーソンを交えてグループワーク実施
以下を実施し、その時点でのプロジェクトマネジメントの状況を整理
- 作成済のプロジェクトマネジメント成果物（プロジェクト計画書や体制図、WBS、課題管理表など）の確認
- プロジェクトマネジャー様などキーパーソンへのインタビュー（必要に応じて追加実施）
整理した結果やプロジェクト内で作成している課題管理表をもとにセッション実施、発生事象の因果関係などを深掘し、優先して対応すべき課題（あるいは再考すべき計画）を明確化
→状況を客観視し要改善点を洗い出し、「今取り組むべきもっとも重要な課題」を明らかにします。 その結果は見知らぬ土地における地図のように、その先のプロジェクト進行に冷静さをもたらすでしょう。
（補足） 支援開始直後、集中的に時間を割いて実施します。 その後は課題解決（以下の実施事項2）に軸足を移しますが、一度実施したあともプロジェクト進行や課題解決に伴い状況は変化するため、月に一度程度を目安として定期的に再実行します。 二回目以降の所要時間は半分程度まで減ります。
実施事項2 課題解決（計画策定）支援
- 実施事項1で定められた課題や割り込みで発生した緊急課題の解決、プロジェクト計画の策定に向けてキーパーソンとセッションを実施
- 必要な情報収集
- 対応方針決定（考えうる対応方針の発案、メリット・デメリット評価、最終決定）
- タスク化（具体的な実施内容、担当者とスケジュールの決定）
（次回セッションまでの間で、決定されたタスクをプロジェクトメンバーにより実行）
次回セッションにて、取り決めたタスクが問題なく完遂され期待される成果を得られたかについて確認
- 何らか想定外がある場合、改めてその原因を突き止めてしかるべき対策を講じることにより、軌道修正を図る
→「いつ、誰が、どのように手を動かすか」を明確にします。 それによりメンバーの不安や迷いが払拭され、プロジェクトに力強い推進力が生まれます。
セッションでの「プロジェクトマネジメントパートナー」の担う役割
課題明確化や課題解決、計画策定に向けた各種セッションにおいては弊社代表コンサルタントが以下を実施し、適切な意思決定をサポートします。
- ファシリテーターやディスカッションメンバーの一員となり、論点やフレームワークなどの提示
- プロジェクトマネジメントノウハウの提供や実践方法のレクチャー
- 各種検討結果の第三者的チェック（必要に応じて）
支援における訪問（オンライン面談）の頻度、時間
平日各曜日の9～13時、および14～18時をそれぞれ1枠とし（つまり平日営業時間を10分割し）、その中から1枠分以上を選んでいただきます。 その枠の時間内で毎週、支援活動を行います。
- 例）水曜日の午前枠および午後枠の2枠分をご契約いただいた場合 →毎週水曜日9時～18時の範囲内で貴社プロジェクト支援活動（打ち合わせ実施も含む）に従事します
- 何枠分を押さえていただくべきか、については支援対象プロジェクトの規模や状況により異なりますので、まずはご相談ください
- プロジェクト途中での枠数変更は柔軟に対応します。例えば計画フェーズでは枠数多め、実行フェーズに移りプロジェクトが安定したら枠数を減らす、ということも可能です
- ただし、すでに他社様との契約中などの理由により、曜日や時間帯、枠数に対するご希望には添えないこともありますので、ご了承ください
- ご契約いただいていない時間帯での打ち合わせ参加、および電話、チャットなどの応対はいたしません
- メールでのお問い合わせについては契約時間帯以外でも返信いたします。ただし営業時間内での速やかな対応はできかねますので（他社様支援中であることが多いため）、ご了承ください
支援期間
一ヶ月単位でのご契約となります。 支援対象のプロジェクト期間などに応じて中長期でのご契約も承ります。
プロジェクトマネジメントパートナーの必要性
「プロジェクトマネジメントパートナー」を招聘すべき理由は以下です。
内部のメンバーだけでは、冷静さを保ち客観視し続けることは難しいため
プロジェクトの成否には複雑な要因が絡みます。 また、進行中は大小さまざまなトラブルに見舞われることでしょう。 そんな中でもプロジェクトを成功させるためには、状況を的確に分析し問題の原因を突き止めて対策を講じる、という「冷静さ」と「客観視」が重要になります。
しかしながら、プロジェクトの現場は常にさまざまなプレッシャーに晒され、参画者の冷静さを奪っていきます。 また、常時プロジェクトに向き合うがゆえにバイアスに囚われて近視眼的に考えてしまい、客観視が難しくなるものです。
→プロジェクトマネジメントパートナーであればプロジェクトに対し適切な距離感を保つことができ、そのため状況を冷静に捉えて的確な判断を下すことができます。
内部のメンバーだけでは、プロジェクトマネジメントのノウハウが不足しがちであるため
プロジェクトは期間限定の一時的な活動であり、参加メンバーは本職として別の業務を担当しているケースが多いでしょう。 すなわち、プロジェクト対応の専門家ではないメンバーが多く、そのためにプロジェクトを成功させるためのノウハウが不足しがちになります。 請負開発のSEなどの職種の方はプロジェクト型の仕事ばかり、ということもあるでしょうが、その場合でも担う役割は設計者など、プロジェクトマネジメントを専門に行ってきた経験を豊富にお持ちの方は少ないと思います。
→プロジェクトの成功のためのノウハウはすでにある程度体系化されており、それを効果的に取り込むことが成功への近道です。 弊社代表コンサルタントはそのキャリアの大半をクライアントのプロジェクトマネジメント改善活動に費やしています。 教科書的なものだけでなく自身の経験に基づいたノウハウの提供が可能です。