【Toodledo】オススメのタスク管理ツール紹介

みなさんは、タスク管理ツールは使っていますか？
使っている人は、現在のツールに満足していますか？？

長らく同じツールを使っていると慣れによりなじんできますが、その一方で「もっとこんなことをしたい、こんな機能がほしい」という欲も出てきます。
そう感じるなら、今が「ツールの替え時」なのかもしれませんね。

そんなあなたにオススメのタスク管理ツールとして、本記事では『Toodledo』を紹介します。

Toodledoをオススメする理由

オススメする理由は3つあります。

理由1. 多機能であり、タスク管理に求めることをバッチリカバーできる

世の中にはたくさんのタスク管理アプリであふれていますよね。
それら他のツールでできることがあったとして、あなたが「この機能、Toodledoでもできるの？」と思うことがあるなら、その答えは「ほとんどYes」です。
あなたがタスク管理に求めることは、Toodledoがバッチリ応えてくれるでしょう。

どのような機能があるのか、については後述します。

理由2. 柔軟にカスタマイズできる

設定を変更することで、柔軟にカスタマイズすることが可能です。
強いこだわりがある方にも、まだ慣れていないから極力シンプルにしたい、という方にも、Toodledoはどちらにも合わせることができます。

理由3. タスク管理だけでなく「時間管理」をするための機能を持っている

上級者向けの話となりますが、筆者としては、タスク管理をするだけではなくあわせて「時間管理」することが重要だと考えています。

従来のタスク管理、すなわちタスク（何をやるのか）と期限日（いつまでにやるのか）を管理するだけでは「時間はどれくらいかかるのか、スケジュールにムリ・ムラ・ムダはないか」が把握できません。
この弱点を補うのが、時間管理なのです。

タスク管理に時間管理の考え方を取り込むためには、以下の2つの要素が必要です。

期限日時だけでなく複数の時間的要素を情報として保持できること
タスクの所要時間を記録できること

Toodledoでは、1.は『Start Date/Time』と『Due Date/Time』により2種類の時間的要素を保持できます。
また2.は項目『Length』が「所要時間」にあたります。
これらを用いることで、Toodledoでタスク&時間管理をすることができるのです。

ちなみに筆者がこれまで使ってきたタスク管理ツールは以下ですが、上記条件を満たしているのはToodledoだけでした。

Any.Do
Google Tasks
Nozbe
OmniFocus
Todoist
Trello

Toodledoが持つ機能

上記Toodledo推薦理由の1つに「多機能」を挙げました。
以下では、具体的にどのような機能があるのかをかいつまんで紹介します。

さまざまな環境からタスクを登録、参照、変更ができ、すべて同期される

以下の環境から利用することができ、もちろんデータはすべて同期されます。

Webブラウザ
iOSアプリ
Androidアプリ

自宅の書斎であっても、外出中であっても、同じタスクリストを扱うことができますね。

さまざまな方法でタスク登録できる

いろいろな使い方をする方たちのニーズに応えるべく、タスクを登録する方法も複数用意されています。

画面から直接登録
一括インポート
メールによる自動登録
IFTTT/Zapierなどの外部Web連携サービス経由
Siri、Googleアシスタントによる音声入力

リピート機能により繰り返しタスクを自動で再登録できる

何度も繰り返すタスクが完了されたとき、自動で再登録する機能があります。
繰り返し方法・間隔はかなり柔軟に指定することができます。
例えば、以下のような指定も可能です。

毎週月〜金
毎月第1金曜日

フィルタ機能により表示するタスクを絞り込むことができる

リストに表示するタスクをさまざまな条件により絞り込むことができます。
これにより、大量のタスクを抱える人でもそのとき見るべきタスクに集中できます。
例えば、以下のようなフィルタをかけることができます。

完了したタスクは非表示
特定のタグが貼られたタスクのみ表示
期限日が一定期間以上先のタスクは非表示

ソート機能によりタスクを並べ替えて表示することができる

タスクリストの並び替え順を指定することで自分の好みの順番でタスクを表示させられます。
何の情報を基準としてソートするか、は第1〜第3まで指定できます。

リマインダー・アラーム機能により実行忘れを防ぐことができる

タスク期限の前にブラウザやスマートフォンで通知させることができます。
また、指定の場所に近づいたら通知をすることもできます。

共有機能により複数人でタスクを共有できる（有料会員限定）

タスクリストの共有機能があります。
これにより、自分のタスクリストをメンバーに公開する、自分で登録したタスクの担当者を別メンバーに割り当てる、などが可能になります。

※ ただし、本機能は有料会員（年間19.99ドル〜）のみ利用できます。

チャート機能によりタスク対応状況を分析できる（有料会員限定）

その時点で残っているタスクや過去に完了させてきたタスクの情報をもとに、グラフなどのチャートを描くことができます。
例えば、これまでのタスク量をプロジェクト別や重要度別などの切り口でバブルチャートとして表示する、見積時間と実績時間のズレを円グラフで表示する、といったことができます。

※ 本機能も有料会員（年間19.99ドル〜）のみ利用できます。

ちょっとよくない点

ここまで、Toodledoの長所を紹介してきました。
「よし、使ってみるか！」と思っていただけたなら、愛用者である筆者もうれしいです。
ですが、実際に使い始めていただく前に、このツールの「ちょっとよくない点」についても触れておきましょう。
いざ使い始めていただいた後で「こんなはずじゃなかった、ふざけんな！」と言われてしまうと悲しいので。。

※ もっとも、Toodledoは提供機能の大半を無料で使えるので、使い始めた後でやめてしまっても、特に損はしません。安心してトライしてください！

日本語対応されていない

メニューなどの各種情報表示が、日本語化されていません。
ヘルプページ、FAQのページも英語です。
英語が苦手な方にとっては、とっつきにくいかもしれませんね。

ただし、現在では『Google翻訳』などの翻訳サービスの精度は充分に高まっているので、Web版をブラウザで使う上ではさほど問題ではないですね。
また、日々の運用においては基本的に同じような操作の繰り返しになるはずですので、何を言っているか分からなくとも、操作はすぐに覚えますよ。

多機能すぎて自分に合った設定をしないと使いづらい

これは高機能というメリットの裏返しですが、慣れないうちは機能の多さゆえに操作を迷ってしまうでしょう。
自分の利用用途に合わせ使わない機能は表示をオフにするなど、自分に合った設定をしないと画面が不要な情報にあふれ、使いづらくなってしまいます。

このデメリットを解消するために、本ブログでは利用者の熟練度に合った設定の方法、運用の仕方などを紹介していきます。
これらを読んでいただければ迷わず設定と運用をこなせるはずですので、ぜひ参照ください！

まとめ

オススメのツールとして『Toodledo』を紹介しました。
ハイレベルな機能を持つタスク管理ツールとしても使えますし、時間管理の要素を加えることもできます。
少々とっつきにくい点もありますが、慣れればあなたにとってのベストな「秘書」になるかもしれませんよ！

引き続き、今後のToodledo記事も読んでみてくださいね。