【Toodledo】タスク管理熟練度別 オススメの設定内容

Toodledoは多機能であるが故に、自分に合ったカスタマイズをしないと操作に時間がかかり、タスク管理にかかる負荷が増えてしまいます。
そして、いざ設定を変更しようにも、その項目の多さや英語でしか表示されないこともあいまって、設定画面をそっと閉じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

大丈夫です！本記事にて設定すべき内容や、その方法をお伝えします。
具体的にカスタマイズするまえに、自分に合った使い方を把握するために自分自身のタスク管理熟練度の把握から始めましょう。

熟練度に合った設定を行うことの重要性

例えば、あなたがドラマ『陸王』を観て、「ランナーって格好いい！オレもフルマラソンに出たい！！」と思い立ったとしましょう。
そこで、プロのマラソンランナーが行うようなトレーニングを、初心者であるあなたがいきなり始めるとどうなるでしょうか。
そのような無理をすると怪我をして走れなくなるか、そうでなくとも体がついて行かず、嫌になり挫折するでしょう。

ひとことでランナー、と言っても始めたてのジョギングレベルの人から世界のトップランナーまで、そのレベルの幅は非常に広いでしょう。

タスク管理もそれと同じように、シンプルに最小限の管理負荷でこなすべき人から、超高速で業務をこなすべくある程度負荷をかけてきめ細かな管理をする人まで、かけるべき負荷のレベルはさまざまです。

Toodledoは多機能なツールであり、利用者の求める管理レベルの幅の広さを吸収できるように柔軟に設定を変更することができます。
その設定を適切に行えれば、利用者が求めている、ちょうどよい管理を実現できるのです。

設定は後から柔軟に変更でき、登録済みタスクに設定内容を反映することは簡単にできます。
だから、まだタスク管理になれていない人、他の管理ツールは使ったことはあるがToodledoは未経験である人は、まずはシンプルな管理からはじめ、少しずつ体を慣らしていきましょう。

避けなければならないのは、無理をすることによる挫折、つまりタスク管理をやらなくなることです。

熟練度の定義

自分の求めることに見合ったToodledoの運用をするためにも、まずは自分自身のタスク管理の熟練度を確認しておきましょう。

本ブログでは以下の定義に従い、それに合う設定や使い方を説明していきます。
まずは自身がどの定義に一番近いか、確認しましょう。

熟練度別 オススメの設定内容

どの熟練度が自分に近いかをわかっていただけたと思います。
自分に合うようにカスタマイズしたくてウズウズしているかもしれませんね。
ですがそのまえに、どんな熟練度にある人でも共通で行うべき設定の内容を見ていきます。

全熟練度共通で行うべき設定

まずはじめに、どの熟練度の方であっても共通の設定を行います。

画面の右上のユーザーアイコン部分をクリックします。
メニューが開かれるので、右上部分の歯車のアイコンをクリックします。

『Account Settings』画面に遷移します。
このうちのタブ『General Settings』を開き、以下の①〜③の「edit」をクリックし、以下の通り設定を変更します。

1. Keyboard Shortcuts:
   →Enable
   キーボードショートカットを使うか否かの選択です。
   Enable（利用可能）にしても特にデメリットはありません。
   キーボードショートカットはぜひ使い倒し、効率よくToodledoを扱えるようになってください。

2. Encryption:
   →Yes
   Toodledoサーバーとの通信を行う際、暗号化しセキュアな通信をするか否かの選択です。

3. New Task Defaults:
   → Due Dateを『Today』

タスク登録の際に何も指定をしなかった項目の初期値についての選択です。

ここではDue Date（期限日）を未指定にしたときには強制で『Today』になるように設定します。
その理由は、「期限日の設定忘れによるタスクの対応漏れを防ぐため」です。

誰にとっても、「タスクの期限を守ること」は大事なはずなので、多くの人はタスクリストの並び替え順に「期限日」を用いているでしょう。
そうすると、タスク登録の際に期限日を「空」にしたままにするとそのタスクはリストの下の方に埋もれることになります。
これでは対応漏れにつながりかねませんよね。

外出先でスマートフォンアプリを使って焦ってタスク登録し、Due Dateの指定を忘れたとしても、強制的にDue Dateを『Today』にしておけばタスクリストの上部に表示されるので、その存在を忘れることは防げるはずです。
あとで落ち着いて、正しい期限日を再設定すればよいのです。

共通設定は以上です。
それでは、ここからは熟練度別の設定を行っていきます。

設定する箇所は、上記の共通設定で見てきた『Account Settings > General Settings』にある、『Tasks』内の項目『Fields/Functions Used：』です。
『edit』をクリックとさらに設定項目が表示されます。

表示された設定項目を熟練度に応じて編集します。
ご自身に当てはまる箇所に進んでください。

初級者向け設定

以下の項目を利用するように設定します。

1. Due Date（期限日）
2. Repeat（繰り返し）
3. Star（スター）

中級者向け設定

以下の項目を利用するように設定します。

1. Folder（フォルダ）
2. Due Date（期限日）
3. Repeat（繰り返し）
4. Priority（プライオリティ、優先度）
5. Star（スター）

必要に応じて以下も使用してください。※筆者はContext以外不要だと考えます

• Context（コンテキスト）
• Tag（タグ）
• Status（ステータス）
• Location（ロケーション）

上級者向け設定

以下の項目を利用するように設定します。

1. Folder（フォルダ）
2. Context（コンテキスト）
3. Start Date（開始日）
4. Due Date（期限日）
5. Repeat（繰り返し）
6. Length（所要時間）
7. Priority（プライオリティ、優先度）
8. Star（スター）

必要に応じて以下も使用してください。※筆者は不要だと考えます

• Tag（タグ）
• Status（ステータス）
• Location（ロケーション）

超上級者向け設定

以下の項目を利用するように設定します。

1. Folder（フォルダ）
2. Context（コンテキスト）
3. Start Date（開始日）
4. Start Time（開始時間）
5. Due Date（期限日）
6. Due Time（期限時間）
7. Repeat（繰り返し）
8. Length（所要時間）
9. Timer（タイマー、着手からの経過時間）
10. Priority（プライオリティ、優先度）
11. Star（スター）

必要に応じて以下も使用してください。※筆者は不要だと考えます

• Tag（タグ）
• Status（ステータス）
• Location（ロケーション）

まとめ

自分に合った使い方ができるように、Toodledoは柔軟に設定を変えることができます。
本ブログではタスク管理の熟練度を四段階に分けて定義し、それぞれのオススメする設定内容をお伝えしました。

別の記事で熟練度別の具体的なタスク管理実践方法を紹介していきますので、こちらもあわせて参照ください！