みなさん、チェックリストは使っていますか？
組織で強制されなければ使わない、という方も多いのではないでしょうか。
そんなあなたは、実にもったいないことをしています！
チェックリストには、手間をかけるに値する、大きなメリットがあるのです。
本記事では、あなたがチェックリストを使うべき理由、およびチェックリストを作成する上でのポイントについてお伝えします。
なぜチェックリストを使うべきなのか
作業ミスの流出を防いでくれる
人間は、ミスを犯し、大切なことを忘れる生き物です。
その一方で、プロとしてお客様からお金をいただくからには、ミスや対応忘れは許されません。
それではどうするか？
答えは、ミスや失念を前提として防御策を講じるのです。
作業の最後にチェックリストを使いチェックする仕組みにすれば、ミスや対応忘れがあってもそこで気づくことができます。
作業のスピードを上げられる
チェックリストを用意しておくことはすなわち、その作業の重要な点やミスしやすい点、忘れやすい点を事前に把握することができる、ということです。
気をつけるべき箇所では慎重に、逆にさほど重要ではないところはペースを上げれば、結果として作業の全体スピードを上げることができます。
チェック内容を他者と共有することができ、チェックの品質を高めることができる
仮にチェックリストを作らず、かつ作業のマニュアルも無いとすると、あなたの作業のやり方が正しいかどうか、誰も事前に確認することができません。
進め方に誤りがあればアウトプットしたあとで誰かの指摘により気づくことになりますが、そうなるとさかのぼって修正することになり、大きな時間のロスになります。
逆にチェックリストがあるならば、その内容を上司や他のチームメンバーなどに事前に見せることができます。
あなたの力量をわかってくれている人が見たならば、「もっとこういう点に気をつけた方が良い」などの助言ももらえるでしょう。
それにより、優れた人のチェック観点を取り込むことができ、結果としてチェックリストの品質、そしてアウトプットの品質も高めることができるのです。
チェックリストを作る上でのポイント
自分でアレンジする
チェックリストにどこまで細かな内容を書くべきかは対象者の力量によります。
そのため、誰かが作ったチェックリストを流用することになってもそのまま鵜呑みにするのではなく、実際の作業をイメージしながらチェック項目をアレンジするべきです。
「自分だったら、この手順はミスしそうだ、忘れそうだ」と思える箇所があれば、そこはより具体的に書くか、チェック内容を増やしましょう。
また、具体的に何をどうチェックすればよいのかがあいまいなチェック項目があれば、調査や確認をした上で修正しましょう。
誰かにチェックしてもらう
前述の「チェックリストの有効性」の3つめをさっそく活用しましょう。
できるだけ、あなたが作成したチェックリストの内容は誰かにチェックしてもらい、必要に応じて修正してください。
まとめ
チェックリストの有効性、およびチェックリスト作成時のポイントを紹介しました。
チェックリストを使うこと自体は生産的な活動ではないためどうしてもおっくうになってしまうものですが、本記事の内容を思い出し、面倒でもチェックリストを活用するようにしましょう。
その積み重ねが、あなたの仕事の信頼を高めることにつながっていきます。
頑張りましょう！
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